Para el TSJ, un registro o banco de datos no se define únicamente por estar en un programa informático. La sentencia 332/2001 explicó que debe existir una recopilación general y ordenada sobre personas o bienes que permita consultar, relacionar o utilizar la información. El criterio surgió dentro de un caso concreto sobre un memorándum administrativo y su alcance se entiende mejor al reconstruir ese conflicto.
¿Qué ocurrió en el caso?
Una empresa presentó ante el entonces Ministerio de Salud un proyecto relacionado con el establecimiento de farmacias. La dependencia que recibió la propuesta pidió a otra oficina del Ministerio que estudiara sus costos, inversión y posibles efectos.
Como resultado de esa revisión, un funcionario elaboró un memorándum para incorporarlo al expediente administrativo. El documento contenía observaciones sobre el proyecto y una afirmación que cuestionaba, sin explicar sus fundamentos, la procedencia del capital de la empresa.
La empresa sostuvo que esa mención era falsa, dañaba su reputación y podía perjudicar la viabilidad del proyecto porque el memorándum se encontraba en un archivo público. Solicitó destruir la información perjudicial y pidió además que el funcionario fuese apartado de cualquier asunto administrativo relacionado con ella.
¿Qué había decidido el tribunal anterior?
La Corte Primera de lo Contencioso Administrativo declaró procedente la pretensión bajo la modalidad de Hábeas Data. Ordenó destruir completamente el memorándum, exigió una rectificación y dispuso que el funcionario se abstuviera de intervenir en futuros asuntos relacionados con la empresa.
Como la decisión había sido dictada dentro de un proceso de amparo, el expediente llegó en consulta obligatoria a la Sala Constitucional. La Sala debía comprobar si el remedio ordenado era compatible con los artículos 28 y 60 de la Constitución.
¿Qué problema examinó la Sala?
La Sala tuvo que responder dos preguntas relacionadas:
- ¿Un memorándum individual incorporado a un expediente administrativo público constituye por sí mismo un registro o banco de datos sujeto a Hábeas Data?
- Aunque no lo fuera, ¿podía mantenerse dentro del expediente una mención perjudicial que carecía de fundamento?
La definición formulada por la Sala
“Los registros objeto del habeas data […] son compilaciones generales de datos sobre las personas o sus bienes ordenados”.
La Sala explicó que los registros relevantes son sistemas organizados que permiten formar perfiles totales o parciales sobre personas, actividades o bienes. Su soporte puede ser informático o físico.
No basta con que exista un documento sobre alguien. Debe tratarse de una recopilación general, estructurada por campos, temas, operaciones o categorías, que permita localizar y aprovechar información de forma sistemática.
La Sala también advirtió que varios registros aparentemente inocentes pueden quedar comprendidos cuando su cruce permite reconstruir aspectos de la vida privada, la situación económica u otras características de una persona.
¿Qué queda normalmente fuera de la definición?
- Datos aislados sin una estructura común de consulta.
- Anotaciones domésticas o papeles personales.
- Documentos reunidos de forma inorgánica.
- Información conservada para un estudio o uso particular que no permite formar perfiles.
- Un expediente individual que no integra una recopilación general ordenada.
La clasificación no depende del nombre asignado al repositorio. Un archivo físico puede ser un banco de datos y una carpeta digital puede no serlo. Deben examinarse su organización, finalidad, alcance y capacidad de relacionar información.
¿Cómo aplicó la Sala esa definición a los hechos?
La Sala observó que el memorándum era una opinión elaborada para ayudar a la Administración a estudiar un proyecto. La legislación administrativa permitía formar un expediente único con los documentos y opiniones relacionados con cada asunto.
Por eso concluyó que el documento podía incorporarse legalmente al expediente y que ese expediente público no era, en sentido estricto, una base general de datos ni un archivo inaccesible. En consecuencia, el Hábeas Data del artículo 28 no justificaba destruir todo el memorándum.
Sin embargo, el documento contenía una extralimitación concreta: cuestionaba la procedencia del capital sin señalar ninguna razón que respaldara esa afirmación. La Sala consideró que una mención de ese tipo podía perjudicar la reputación de la empresa.
El razonamiento distinguió entre el documento legítimamente incorporado y la frase infundada. La solución debía corregir solamente la mención lesiva, no eliminar todo el informe ni impedir que el funcionario siguiera cumpliendo sus competencias.
¿Qué decidió formalmente el TSJ?
La Sala revocó la sentencia consultada y declaró parcialmente improcedente la acción. Rechazó la destrucción total del memorándum y también dejó sin efecto la prohibición general que apartaba al funcionario de futuros asuntos.
Al mismo tiempo, ordenó tachar del memorándum la afirmación específica sobre el supuesto origen dudoso del capital. Esa fue la única corrección que consideró procedente.
El resultado es importante: la doctrina sobre bancos de datos fue más amplia que el dispositivo. El caso no terminó con la destrucción del archivo, sino con la conservación del documento y la exclusión de una frase infundada.
Aplicación posterior a los archivos policiales
La sentencia 1.281/2006 citó expresamente esta definición y la aplicó al Sistema Integrado de Información Policial. A diferencia del memorándum individual, ese sistema reunía de manera organizada antecedentes, solicitudes, requisiciones y otros datos utilizados en investigaciones. Sentencia 1.281 del 26 de junio de 2006 (abre en una pestaña nueva)
Aunque la acción de 2006 fue declarada no ha lugar porque no existía un registro vigente sobre la persona solicitante, la sentencia confirmó que un archivo electrónico policial sí podía reunir las características generales descritas en 2001.
Cómo evaluar un repositorio actual
- Determinar si reúne información sobre múltiples personas o bienes.
- Identificar campos, categorías, expedientes seriados o criterios comunes.
- Comprobar si permite localizar y relacionar datos con rapidez.
- Examinar si puede formar perfiles totales o parciales.
- Verificar si puede cruzarse con otros sistemas.
- Identificar decisiones o efectos que puedan producirse sobre las personas registradas.
Límites del criterio
La sentencia 332/2001 es un antecedente interpretativo relevante, pero no declaró expresamente vinculante esta definición. Además, la tecnología y la regulación procesal han cambiado desde 2001. Sentencia 332 del 14 de marzo de 2001 (abre en una pestaña nueva)
La sentencia 759/2025 aplicó las reglas procesales vigentes del Hábeas Data, pero no volvió a definir qué es un registro ni reafirmó expresamente el alcance de la sentencia 332. La clasificación de cada repositorio debe hacerse sobre sus características reales y con revisión jurídica del caso concreto. Sentencia 759 del 21 de mayo de 2025 (abre en una pestaña nueva)
Preguntas frecuentes
¿Una hoja de cálculo es siempre un banco de datos?
No. Depende de su estructura, alcance, finalidad, capacidad de consulta y posibilidad de perfilar o afectar a las personas registradas. El formato por sí solo no decide la clasificación.
¿Un expediente laboral individual puede ser objeto de Hábeas Data?
La sentencia 332 utilizó los expedientes personales de trabajo como ejemplo de información que no entra automáticamente en la definición. Un sistema organizado que integre numerosos expedientes y permita perfiles requiere un análisis distinto.
¿Un expediente administrativo público equivale a una base de datos?
No necesariamente. La Sala consideró que el memorándum estaba dentro de un expediente público y no formaba una base de datos. Aun así, ordenó corregir una mención infundada mediante los principios del artículo 28.
¿La definición se aplica también a registros privados?
El artículo 28 constitucional y la regulación orgánica vigente se refieren a registros públicos y privados. La aplicación concreta depende de que el repositorio y los datos reúnan las condiciones jurídicas pertinentes.
Preguntas para clasificar un repositorio
- ¿Contiene datos sobre personas o sus bienes?
- ¿La recopilación comprende varios sujetos, operaciones o actividades?
- ¿Existe una estructura común de campos, categorías o criterios de búsqueda?
- ¿Permite obtener un perfil completo o parcial de una persona?
- ¿Puede cruzarse con otros registros para ampliar ese perfil?
- ¿Se utiliza para adoptar decisiones o producir efectos sobre las personas?
- ¿Es un sistema general o únicamente un documento o expediente individual?
- ¿La clasificación y la petición fueron revisadas jurídicamente antes de actuar?